Zorginstellingen kunnen via hun OTO-jaarplan aanspraak maken op de OTO-stimuleringsgelden voor het uitvoeren van OTO-activiteiten. Voor het aanvragen en beheren van het OTO-jaarplan maken we gebruik van de digitale OTO-stimuleringsgelden tool. De activiteiten dienen aan te sluiten bij het (integraal) crisisplan van de organisatie. Een actuele checklist zelfevaluatie wordt samen met het definitieve OTO-jaarplan uiterlijk 1 oktober van ieder kalenderjaar ingediend. 

Zelfevaluatie
De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen indien ook een actuele checklist zelfevaluatie wordt ingediend. De Zelfevaluatie 2.0  dient om inzicht te krijgen in de stand van zaken met betrekking tot voorbereiding van jouw crisisorganisatie. Het Kwaliteitskader Crisisbeheersing en OTO (2.0) bevat 10 normen waar prestaties bij horen; deze vormen de basis voor de vragen van de zelfevaluatie.

Digitale OTO-stimuleringsgelden tool
Als je voor de eerste keer inlogt, kun je gebruik maken van de gebruikershandleiding. Deze handleiding helpt je stap voor stap door de aanvraagprocedure voor de OTO-stimuleringsgelden en het schrijven van het OTO-jaarplan heen.

In deze tool kun je de volgende zaken bijhouden:

·    De aanvragen voor OTO-stimuleringsgelden op basis van het OTO jaarplan;

·    De evaluatie/verbeterpunten van de uitgevoerde OTO-activiteiten;

·    De facturen van afgeronde OTO-activiteiten indienen (uploaden); het netwerk acute zorg draagt zorg voor de betaling. Voor de verantwoording van de toegekende activiteiten of projecten dienen de facturen uiterlijk 31 december van het betreffende kalenderjaar te zijn ingediend.

Beoordeling  
Als de jaarplannen (en de zelfevaluatie) correct en volledig zijn ingediend, vindt er een beoordeling plaats door de adviseurs Crisisbeheersing en OTO. De plannen dienen te voldoen aan de voorwaarden gesteld in: 

o   Het Convenant inzake OTO ter voorbereiding op rampen en crisis;

o   Het Landelijk Beleidskader Crisisbeheersing en OTO 2.0

o   Het Kwaliteitskader Crisisbeheersing en OTO 2.0 

o   Eerder gedane toekenningen van OTO-stimuleringsgelden;

o   De in de regionale afspraken gids vastgelegde afspraken;

o   Eerder genomen landelijke besluiten omtrent eenduidige toekenning;

o   Besluitvorming, na raadpleging, door het landelijk (LNAZ) OTO platform.

De adviseur Crisisbeheersing & OTO kan een aanvullende toelichting en of aanvullende documenten vragen om deze te kunnen beoordelen. Het OTO-jaarplan dient met een akkoord van de RvB of gemandateerde vanuit jouw organisatie te worden ingediend. Uiterlijk 1 november wordt het regionaal Jaarplan OTO van het Netwerk Acute Zorg ingediend bij de NZa.